Tại hội nghị, Phòng Nội vụ đã báo cáo phương án quản lý hồ sơ, thực hiện thống kê, đóng gói, giao nhận, niêm phong hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Theo đó, để đảm bảo thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp bộ máy, các phòng, ban, đơn vị; UBND các phường, xã cần khẩn trương triển khai các nhiệm vụ theo thời gian yêu cầu. Cụ thể, đến trước ngày 15/5/2025 phải hoàn thành việc tập hợp Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nền giấy, đóng gói gọn gàng, lưu trữ và được niêm phong theo quy định; đến trước ngày 20/5/2025 thực hiện thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị mình; đóng gói theo quy cách hướng dẫn; vận chuyển tài liệu lưu trữ để tập kết tại địa điểm được hướng dẫn để bàn giao cho UBND Thành phố. Đối với các phòng, ban, đơn vị: Văn phòng HĐND và UBND thành phố có trách nhiệm hướng dẫn địa điểm tập kết lưu trữ. Đối với UBND các phường, xã, tài liệu của các phường, xã Tân Dân, Gia Cẩm, Minh Nông, Trưng Vương sẽ tập hợp lưu trữ tại UBND phường Tân Dân; Tài liệu của các phường, xã Bạch Hạc, Thọ Sơn, Thanh Miếu, Tiên Cát, Sông Lô tập hợp lưu trữ tại UBND phường Thọ Sơn; Tài liệu của các phường, xã Nông Trang, Minh Phương, Thuỵ Vân tập hợp lưu trữ tại UBND phường Minh Phương; Tài liệu của các phường, xã Vân Phú, Phượng Lâu, Hùng Lô, Kim Đức tập hợp lưu trữ tại UBND phường Vân Phú; Tài liệu của các phường, xã: Hy Cương, Thanh Đình, Chu Hoá tập hợp lưu trữ tại UBND xã Thanh Đình.

Kết luận hội nghị, đồng chí Phó Chủ tịch UBND thành phố Nguyễn Thu Hiền yêu cầu các đơn vị: Hồ sơ, tài liệu phải được đóng trong hòm tôn bên ngoài có dán thông tin theo quy định và được niêm phong cẩn thận có đầy đủ chứ ký của thủ trưởng đơn vị và cán bộ trực tiếp đóng gói hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Văn phòng HĐND và UBND thành phố; UBND các phường, xã nơi đặt địa điểm kho lưu trữ hồ sơ tài liệu có trách nhiệm bảo đảm an toàn, phòng chống cháy nổ và phòng, chống mối, mọt ẩm mốc cho kho tài liệu lưu trữ. Bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc tập kết về Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh./.